言いたいことが伝わらない…説明下手を解消する伝え方4つのポイント

説明がうまく伝わらないと、誤解が生じたり、大事な機会を逃してしまったりします。シチュエーションによっては、相手に不快な思いをさせてしまうなんてことも…。

人間関係

2024/09/19 19:15

LIFEHACKER

仕事でも日常生活でもあらゆる場面で重要となるのが、説明するスキルです。

しかし、「伝えたいことをとっさに言葉にできない」「説明しても相手に伝わらない」「会話が噛み合わない」そんな悩みを抱えている人も多いのではないでしょうか。

説明がうまく伝わらないと、誤解が生じたり、大事な機会を逃してしまったりします。シチュエーションによっては、相手に不快な思いをさせてしまうなんてことも…。

そこでこの記事では、誰にでも分かりやすく伝えるための秘訣を紹介します。

コミュニケーションの基本3ステップを押さえる

『超完璧な伝え方』（黄皓著、ダイヤモンド社）の著書によると、完璧なコミュニケーションのための基本ステップは以下の3つ。

ステップ1. 思考力

ステップ2. 伝達力

ステップ3. 理解力

ステップ1ではまず「なにを伝えるのか」の前に「なぜ」「なんのために」伝えるのか、話す前に目的を完璧にイメージできるようにしましょう。

そしてステップ2では、自分の考えをなんとなくことばにするのではなく、「相手に伝えることば」にできるかどうかがポイント。言い回しや使う単語はもちろん、相手のテンションや状態を把握したうえで話のスピードや声のトーン、抑揚を変えるなどの工夫も大切です。

最後に重要なのは、相手が発した言葉の「本当の意味」を理解する能力です。言葉通りの意味だけではなく、たとえば独特のいいまわしや、ことばの裏を読むことも必要です。

ロジカルに伝わる「説明の公式」を活用する

『あなたの話はきちんと伝わっていますか?「頭のいい人」の説明の公式』（総合法令出版）の著者である石田一洋さんは、日常で使いやすい説明の公式「GREAT話法」を紹介しています。

GREAT話法とは「Goal（ゴール）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「After That（その先の未来）」という4つの要素で構成されたもの。

まず明確にGoal＝「聞き手にしてもらいたい行動」を伝え、次にReasonで「行動してもらう理由」を伝え、Exampleでは「どうやって行動するのか」を具体的に示し、最後のAfter Thatでは最初に伝えたGoalを達成することによって、「その先の未来」を伝えて締めくくるわけです。

たとえば、資料のコピーをお願いするときにGREAT話法を使うと、次のようになります。

Goal（ゴール）：「この資料、10部コピーしてくれる？」
Reason（理由）：「14時からの会議でクライアントに配らないといけないんだ」
Example（具体例）：「両面印刷のカラーで、クリップで留めて1部ずつファイルに入れてもらえると助かります」
After That（その先の未来）：「このプレゼンが成功したら、お礼にご馳走するから！」（59ページより）